إدارة الأولويات: مهارة القادة


`كيف Giphy

قد تكون إدارة الأولويات أهم مهارة للقادة رغم أننا لا نتحدث عنها كثيرًا.

المشكلة الأساسية في إدارة الأولويات أنه عادةً ما نقوم مهامنا بالطريقة الخاطئة. نميل بطبعنا إلى وضع المهام في قائمة ومهاجمة المهام واحدة وراء الأخرى والإحساس بالسعادة عند شطب كل مهمة من القائمة.

ولكن هل هذه أفضل طريقة لأداء مهامك؟

ما هو البديل؟

بدلًا من قوائم المهام التي تضع كل شيء على نفس المستوى، من الأفضل وضع المهام في بطريقة تصنفها حسب شيئين: ١) "المهمة الصح". ٢) "الطريقة الصح".

أولًا: حدد المهمة

لمعرفة ما هي "المهمة الصح"، يمكنك استخدام طريقة تسمى بـ "أهم المهام"، وفيها تقوم بقائمة فيها ثلاث مهام كل صباح (نعم، ثلاثة مهام فقط!) وهي أهم ثلاثة مهام لذلك اليوم.

هذه قائمة منفصلة عن القائمة التي تكتب فيها كل المهام التي يجب أن تقوم بها. بل من الأفضل أن تفصلهم تمامًا بحيث أن تضعها في ورقة أخرى أو تطبيق آخر.

لتحدد أي المهام هي الأولى، اسأل نفسك: ما هو الشيء الذي إن قمت به اليوم سأحقق به تقدمًا كبيرًا في حياتي / مشروعي / وظيفتي؟ ثم اسأل السؤال نفسه لمرتين أخرتين. ولا مهمة يجب أن تعلوا على هذه المهام.

ثانيًا: واجه المهام الأخرى بالطريقة الأصح

لمعرفة "الطريقة الصح" يمكنك استخدام مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix)، والتي تصنف المهام بحسب أهميتها واستعجالها.

هذ الطريقة تقول لك باختصار أن المهام الأكثر أولوية واستعجالًا يجب تقليلها بقدر المستطاع.. لأنها عبارة عن حرائق تحتاج لإخمادها. وهذه الحرائق قد تشغلك عن "أهم المهام" إذا لم تكن حذرًا.

وبالنسبة لباقي المهام: فالمهم ولكن غير المستعجل يمكن أن تجدوله في الوقت المناسب، والمهام غير ذات الأولوية ولكنها مستعجلة يمكنك تفويضها للآخرين، وأخيرًا المهام غير المستعجلة، وغير ذات الأولوية يمكنك أن تغض النظر عنها.

المختصر: أعطِ الأولوية لـ "المهام الأهم" أولًا ثم عد إلى باقي مهامك بطريقة منظمة لتقوم بها بأفضل كفاءة. بالطبع يمكنك استخدام أي تطبيق إلكتروني لمتابعة مهامك، لتطوّر طرقك الخاصة في إدارة المهام بأكبر فعالية.



المصدر: Side Kick

نُشرت هذه القصة في العدد 571 من نشرة جريد اليومية.