٥ استراتيجيات لتقوم بمهام أكثر في وقت أقصر


`كيف Giphy

هل ازدادت مهام عملك لتصبح أكثر مما يمكن إنجازه بالوضع الحالي؟

هل استنفدت كل ما يمكن من تفويض، تخطيط، وتركيز؟

الحل الآن هو أن تجد طرقاً تمكنك من زيادة كفاءة عملك، بحيث تنجز أشياءً أكثر في وقتٍ أقل.

ستختلف أفضل الاستراتيجيات من شخص لآخر وحسب المهام التي يجب القيام بها. لكن استخدام حتى واحدة من هذه الاستراتيجيات الخمسة قد يوفر عليك عدة ساعات كل أسبوع:

  1. تأكد من التوقعات: ليست كل مهمة مطلوب منها درجة تفصيل كبرى. بعض المهام تحتاج إلى عرض مرئي وبعضها لا. بعضها يحتاج إلى بحث تفصيلي وبعضها لا. قد يكون كل الهدف من المهمة هو أهم المعلومات لنعرف هل نستمر في موضوع معين أم لا، ولذا لا داعي للقيام بمهمة تفصيلية في كل طلب.
  2. أعد استخدام الأعمال السابقة: في العديد من العروض المرئية أو عروض التدريب، يمكنك إعادة استخدام المواد بشكل كبير. عندما لا يكون الوقت في صالحك تجنب أي نزوة للقيام بإعادة بناء عرض من جديد أو القيام بتحديثات كبرى للعرض.
  3. استخدم القوالب: قد يكون من المفيد لك استخدام قوالب للمهام الروتينية التي تتكرر (حتى إذا كانت تتكرر سنوياً أو شهرياً). كل من التقارير الأسبوعية، ملاحظات الاجتماعات، العروض، يمكن اختصار الوقت فيها بشكل كبير حين استخدام القوالب بشكل فعال.
  4. حول الطلب إلى محادثة: قد يمكنك أحياناً تحويل المهمة من تقرير مكتوب إلى محادثة بسيطة. إذا طلب منك المدير تقرير عن شيءٍ معين مثلاً، قد يمكنك البحث في الموضوع وتدوين أهم الملاحظات ومشاركتها مع المدير عند أول اجتماع لكم. قد يكتفي المدير بالمحادثة ولاتضطر لكتابة التقرير.
  5. حدد زمن للمهمة: عندما تحدد وقت مسبقاً لكم ستستغرقك المهمة، فهذا يساعد للتركيز بشكل أكبر وتجنب أن تأخذ المهمة أكبر من حجمها بسبب أنك لم تحدد الوقت مسبقاً. 


المصدر: Harvard Business Review

نُشرت هذه القصة في العدد 140 من نشرة جريد اليومية.