أكيد مرّ عليك موقف في العمل، مشروع يتعثر، أو نتائج تتراجع، أو مشكلة يعرف عنها الجميع، لكن المدير آخر من يدري. ومع مرور الأيام، تكبر المشكلة وتتراكم تبعاتها، حتى تتحول إلى أزمة كان ممكن تداركها من البداية. واللافت أن المشكلة قد تكون معروفة لدى الفريق منذ وقت مبكر، لكن التردد في إبلاغ المدير يؤخر التعامل معها. فما الذي يجعل الموظفين يترددون في نقل الأخبار السيئة؟
الباب مفتوح لكن الكلام صعب 🧠
عبارة (بابي مفتوح للجميع) لا تضمن أن الموظفين يشعرون بالأمان عند نقل الأخبار السيئة. حيث توضح الدراسات أهمية الطريقة التي يستقبل بها المدير المشكلات:
- الأمان النفسي (Psychological Safety) أوضحت الباحثة إيمي إدموندسون أهمية شعور الموظفين بقدرتهم على الاعتراف بالأخطاء وطرح المخاوف دون الخوف من الإهانة أو العقاب.
- انفتاح المدير: وجدت دراسة لديتيرت وبوريس، شملت أكثر من ٣ آلاف موظف، أن انفتاح المدير على آراء الموظفين يرتبط باستعدادهم للتحدث بصراحة.
🤐 أسباب تؤخر البلاغ السيئ
تتعدد أسباب تأخر الموظفين في نقل الأخبار السيئة:
- محاولة الحل: يظن الموظف أنه قادر على معالجة المشكلة بنفسه.
- التقليل من خطورتها: يعتقد أن الأمر لا يستدعي إبلاغ المدير.
- مراعاة المدير: يتجنب إضافة أعباء إلى مهامه.
- الخوف من ردة الفعل: يتوقع غضباً أو لوماً أو تدخلاً يزيد المشكلة تعقيداً.
💬 خطوات تجعل نقل الخبر أسهل
يمكن للمدير تشجيع الإبلاغ المبكر بثلاث ممارسات بسيطة: ١. ضع قاعدة "أخبرني عندما": عندما تبدأ مؤشرات الأداء بالتراجع، أو يفقد أحد الشركاء ثقته، أو تفشل محاولتان لمعالجة المشكلة. ٢. غيّر سؤال الاجتماعات: بدلاً من "هل كل شيء تمام؟" اسأل: "ما الذي تلاحظونه ولم نتحدث عنه بعد؟". فهذا يفتح المجال لمناقشة مشكلات قد لا تظهر في التقارير. ٣. انتبه إلى رد فعلك: اشكر الموظف على الإبلاغ قبل البحث عن المسؤوليات. فالمساءلة عن الأخطاء لا تتعارض مع توفير بيئة آمنة للحديث عنها.
الصورة الكبرى:
قد تمتلك المؤسسة فريقاً متميزاً وخططاً محكمة، لكن تأخر وصول المعلومات إلى أصحاب القرار قد يحوّل مشكلات بسيطة إلى أزمات مكلفة. فالمعلومة التي تصل في وقتها تمنح المؤسسة مساحة أكبر للتصرف، وتحميها من قرارات اللحظة الأخيرة.
