كيف تتقن فن التفويض؟


`عن Giphy

التفويض عملية لا تخلو من المخاطر، فعندما تكلف شخصًا آخر بمهمة تقوم بها بنفسك في العادة؛ فإنك تخاطر بحدوث الأخطاء أو تأخير بالمهمة، بل حتى من المحتمل أن لا يتم إنجازها. وفي أسوأ الأحوال؛ يمكن أن تضرّ سمعتك.

لكن التفويض جزء حيوي ولا مفر منه ضمن رحلة نمو أي شركة؛ وبدون التفويض لا يمكن إدراك أقصى درجات النمو.

كيف نفوّض بأقل الأضرار؟

تقترح كارين هيبرت ماكارو المدربة التنفيذية، التي ساعدت خطواتها من "يكرهون" التفويض، إذ دربت المئات من الأشخاص الذين عانوا من هذه المشكلة.

ولكن قبل أن تبدأ بخطوات التفويض حتى، من الضروري أن تكون في علاقتك مع من تفوّض له المهام ٣ صفات:

  • الكفاءة.
  • الثقة.
  • التواصل الفعال.

حين وجود هذه الصفات اتبع هذه الخطوات:

الخطوة الأولى: عند اختيار المهمة

تأكد من وضوح هدفها بما يكفي بحيث أنها تمثّل تحديًا، ولكنها ليست مستحيلة أو بمخاطر عالية.

الخطوة الثانية: عند إسناد المهمة

يمكن أن يكون إسناد المهمة بشكل رسمي أو غير رسمي، حسب العلاقة مع الشخص وطبيعة المهمة، ولكن تأكد من:

التواصل الجيد: يكون بأكبر قدر ممكن من الوضوح والدقة للمهمة المحددة. وتوقع الأسئلة، وتأكد إن كان المفوّض له يحتاج المزيد من التوضيح.

التهيئة للنجاح: أي قدّم مسودّة (ويفضل أن تكون كتابيّة) بالنتائج المتوقعة إذا نجحت المهمة. هذا سيساعد صاحب المهمة لتخيّل النتائج والابتكار في حال واجه الصعوبات ليصل للنتائج النهائية المرجوّة.

الواقعية: شارك معه جدولًا زمنيًا مفصّلًا عن تاريخ التسليم النهائي، والتوقعات (مثل عدد المرات التي تتوقع فيها التعديلات).

الخطوة الثالثة: عند التواصل أثناء المهمة

اختر الطريقة المناسبة للتواصل، وتأكد من الالتزام بها طوال المهمة.ويختلف تكرار التواصل بناء على نوع المهمة:

للمهام المعقدة والرسمية: حدد اجتماعاتٍ أسبوعية، أو اطلب تقاريرًا مكتوبة. ووضّح للشخص متى يجب أن يحصل على قرار محدد منك قبل استكمال المهمة.

للمهام غير الرسمية: يمكن المتابعة مع المفوّض له بشكل غير رسمي (مرة واحدة على الأقل في الأسبوع) يطلب منه آخر تحديثات المهمة. 

الخطوة الرابعة: تلخيص النتائج والتعبير عن شكرك

بمجرد انتهاء المهمة؛ قم بتلخيص النتائج. وبالطبع لا تنسَ تعبيرك عن الشكر والامتنان، واللذان سيقطعان لك شوطًا طويلًا في بناء علاقة طويلة الأمد تعتمد عليها لاحقًا في التعاونات المستقبلية أو تفويض مهام أخرى.



المصدر: MorningBrew

نُشرت هذه القصة في العدد 454 من نشرة جريد اليومية.